برای موفقیت برنامه ای طراحی کنید

برای رسیدن به موفقیت باید نقشه راه را ترسیم کرد.
 

چکیده: انسانی که در تاریکی قدم برمی دارد نمی داند کی و چگونه به مقصد می رسد. از همین روی نیاز به نوری برای حرکت و نقشه ای برای درستی مسیر نیاز دارد. موفقیت هم از این امر مستثنا نیست و نیاز به نور و نقشه دارد. در این نوشتار به موضوع نقشه ای برای موفقیت پرداخته می شود. با ما باشید.

تعداد کلملت 1491 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

 

در مرحله ی بعد (یعنی مرحله ی برنامه ریزی) آنچه را که از پیگیری زمان آموخته اید به کار می گیرید و برنامه ای را که برای صرف زمان تان به شکلی عاقلانه تر در آینده نیاز دارید طراحی می کنید.
 

 اکنون به خوبی می دانید چه نوع کارهایی بیشترین و کمترین زمان را به خود اختصاص می دهند، و درکی کلی از تفاوت ها و شباهت های این حقایق با اهدافی که تعیین کرده اید به دست آورده اید. گام بعدی یافتن زمان بیشتر برای اختصاص دادن به فعالیتی است که بالاترین اولویت را برای شما دارد.
فرض کنید هدف شما بهبود توانایی تان در مدیریت افراد است، اما اندازه گیری هایی که هنگام پیگیری زمان تان انجام داده اید نشان می دهند در هفته تنها ۱ ساعت صرف کارهای مرتبط با مدیریت افراد کرده اید (که به هیچ وجه کافی نیست). برای دستیابی به هدف تان باید زمان، انرژی، و منابع بیشتری به آن اختصاص دهید. اما تا چه حد؟ ۳ ساعت؟ 5 ساعت؟
در ابتدا، فکر کنید برای رسیدن به هدف تان چه کارهایی باید انجام دهید. احتمالا مایل خواهید بود به میزان بیشتری با ۸ زیردست مستقیم خود در تعامل باشید. یک روش برای انجام این کار، ترتیب دادن جلسات هفتگی نیم ساعته با هر یک از آنهاست که در مجموع به 4 ساعت می رسد. همچنین ممکن است بخواهید به صورت جدی تر به برنامه ریزی آموزشی برای آنها فکر کنید (که احتمالا باز هم به نیم ساعت زمان در هفته برای هر یک نیاز خواهید داشت). سپس ، فکر کنید این ۳ / ۵ ساعت زمان اضافی را چگونه باید به دست آورید. احتمالا وقت آزاد چندانی در اختیار ندارید، بنابراین باید زمان کمتری صرف انجام موارد دیگر کنید.

تشخیص اینکه زمان چه کاری را باید کاهش دهید می تواند مشکل باشد، چرا که می خواهید تعدیل های درستی انجام دهید. اگرچه هدف کلی شما صرف زمانی بیشتر برای مهم ترین فعالیت های تان است، اما ممکن است تعداد زیادی کارهای کم ارزش که بتوان آنها را کنار گذاشت نداشته باشید. مسلما می توانید با کنار گذاشتن برخی عادات، ناکارآمدی ها، و اتلاف وقت هایی که با پیگیری زمانتان پیدا کرده اید قدری وقت آزاد به دست آورید؛ مواردی مانند ۳۰ دقیقه ای که پس از جلسات صرف استراحت می کنید. اما برخی تصمیمات می توانند مشکل تر و مستلزم آن باشند که اگر زمان کافی پیدا نکنید، اهدافتان را فراموش یا بازبینی کنید.
به احتمال زیاد برای دریافتن این مسائل به قدری تلاش نیاز دارید. اما بهترین حد ممکن را بزنید. اگر نگاه دقیق تری به دیگر دسته های مربوط به شغل تان که در بخش بعد آمده است داشته باشید می توانید عدد واقع بینانه تری تعیین کنید.
 

 گام بعد، به کارگیری فرایند تخصیص مجدد زمان به صورت کلی تر در دسته های مربوط به شغل تان است که تا حدی مستلزم اولویت بندی کارهای شماست). همچنین می توانید چند هدف کوچک تر و موقت را نیز تعیین کنید تا مطمئن باشید به موفقیت می رسید. شاید این کار تلاشی بیهوده به نظر برسد، به خصوص اگر اختصاص دادن مجدد زمان به فعالیتی که بالاترین اولویت را دارد فرایند ساده ای بوده باشد. اما ارزش تلاش را دارد، زیرا به ندرت رخ می دهد که دسته ی دارای بالاترین اولویت، در عین حال تنها دستهای باشد که باید به آن بپردازید.

در اینجا توضیح می دهیم چگونه باید این کار را انجام دهید:

1. اولویت بندی کنید. در ابتدا تمامی دسته هایی را که درباره آنها پیگیری زمان انجام داده اید به ترتیب اولویت قرار دهید.

2. زمان تان را تقسیم بندی کنید. اکنون تعیین کنید چقدر زمان صرف هر دسته می شود. پیش تر این کار را برای دسته ای که بالاترین اولویت را برایتان داشت انجام دادید. مسلم است که در هفته زمان مشخصی را در اختیار دارید. اگر چند ساعت به یک دسته اضافه می کنید، باید آن را از دسته ی دیگری کم کنید. اگر بسیار پرمشغله هستید، ممکن است تنها بتوانید تقسیم بندی های زمانی خود را به میزان چند ساعت تنظیم کنید. حتی همین کار نیز مفید خواهد بود.

ممکن است لازم باشد چند بار تلاش کنید تا بتوانید این مرحله را درست انجام دهید. وقتی فهرست خود را مرور می کنید، ممکن است دریابید که نسبت به آنچه انتظار داشتید باید زمان بیشتری به برخی دسته ها اختصاص دهید. در این صورت، زمانی را که به یک یا چند دسته ی دیگر اختصاص داده اید کاهش دهید تا این تفاوت جبران شود. اگر خوش اقبال باشید ممکن است حس کنید که می توانید زمان کمتری صرف یک دسته ی خاص کنید. سپس فقط باید زمان اضافی را به یکی از دسته هایی که بالاترین اولویت را برایتان دارد اختصاص دهید. همچنین توجه کنید بالاترین اولویت ها، هر چقدر هم حائز اهمیت باشند، احتمالا بخش محدودی از زمان بندی شما را تشکیل خواهند داد. مسأله ای نیست؛ زیرا هدف این نیست که بخش اعظم زمان خود را به این کارها اختصاص دهید؛ بلکه هدف این است که زمان کافی به دست آورید تا مطمئن باشید به اهداف تان می رسید.
در پایان، همچنان که زمان بندیتان را شکل می دهید قدری فضای تنفس برای خود در نظر بگیرید؛ می توانید چند ساعت در هفته را به انجام کارهای پیش بینی نشده مانند صرف ناهار یا از همکاران سابق تان که به شهر شما آمده است اختصاص دهید.

3. تعدادی هدف موقت تعیین کنید. وقتی زمان تان را دوباره تقسیم بندی کردید خوب است اهدافی (به صورت دستاوردهای موقت) در هر یک از دسته های مربوط به شغل تان تعیین کنید. ظرف یک ماه، سه ماه، و یا یک سال به چه مواردی باید دست یابید؟ اطمینان حاصل کنید این اهداف با هرگونه هدفی که مدیرتان برای شما تعیین کرده است مطابقت داشته باشد، همان گونه که این کار را در هنگام بررسی اهداف کلی در آغاز این فرایند نیز انجام دادید. جاه طلبانه ترین اهداف را برای دسته هایی که اولویت بالایی دارند کنار بگذارید، چرا که باید بخش اعظم زمان، تمرکز، و انرژی خود را به آنها اختصاص دهید. اما همچنان تعیین اهدافی برای دسته های دیگر نیز می تواند مفید باشد، زیرا این اهداف، شما را متمرکز و با انگیزه نگه خواهد داشت.

4. کارهای اصلی را مشخص کنید. کارهایی را که باید برای دستیابی به این اهداف انجام دهید برشمارید و در ستون بعدی بنویسید. اگر مراحل مشخصی را که برای انجام آنها برنامه ریزی می کنید بدانید، احتمال بیشتری وجود خواهد داشت که به اهداف تان دست یابید؛ زیرا داشتن وظایف انجام شدنی تر، مسئولیت پذیری را برای شما ساده تر خواهد کرد. یا آنها را به انجام می رسانید و یا نمی رسانید: تعللی وجود نخواهد داشت.

دسته های مربوط به شغل، تقسیم زمان، اهداف، و کارهای اصلی شما احتمالا با آنچه که در اینجا نشان داده شده متفاوت اند، اما اگر گام های اساسی توصیف شده را دنبال کنید، مشکلی در طراحی برنامه ای واقع بینانه و دست یافتنی برای خود نخواهید داشت.
 

 شاید اهداف و تقسیم بندی های زمانی شما روی کاغذ معقول به نظر برسند، اما ممکن است وقتی وارد جریان یک هفته ی کاری می شوید دریابید که واقع بینانه نیستند: شاید نتوانسته باشید مدت زمانی را که برای کار خاصی صرف می کنید یا مدت زمان گذار بین فعالیت ها را مد نظر قرار دهید، یا شاید حتی دسته ای را که به کرات استفاده نمی کنید فراموش کرده باشید، مانند یک گزارش سه ماهه، یا ارزیابی های عملکرد سالانه. در فصل بعد به شما نشان می دهیم که چگونه برنامه ی خود را عملی کنید. اما همچنان که این کار را انجام می دهید پیگیری دقیق پیشرفت تان به مدت ۱ یا ۲ هفته، با ادامه دادن پیگیری زمان تان حائز اهمیت خواهد بود.
بسته به آنچه که کشف می کنید ممکن است لازم باشد تقسیم بندی های زمانی خود را فشرده کنید، اهداف تان را تغییر دهید و یا هر دوی این کارها را انجام دهید. نگران نباشید: برای چنین شرایطی عادی است. دقیقا از انتهای فهرست آغاز کنید (از کم ارزش ترین کارها) و ببینید آیا می توانید اهداف خود را به نسبت کوچک تر کنید یا خیر.
نمی توانید همه ی کارها را انجام دهید، بنابراین خود را آنقدر درگیر کارهای گوناگون نکنید که نتوانید اثربخش و کارآمد باشید. هدف از مدیریت زمان، یافتن روش هایی برای انجام کارهای بیشتر نیست؛ بلکه هدف انجام دادن کار درست و در عین حال کار کردن با سرعتی یکسان و مناسب است. هر چه برنامه های شما واقع بینانه تر، معقول تر، و دست یافتنی تر باشد، در مدیریت زمان خود موفق تر خواهید بود.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیریت زمان)»
نوشته: نرگس شفیعی